1. AMAÇ
Bu Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın amacı, Emaa Blue Portföy Yönetimi A.Ş.’nin (Şirket) acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini ve prosedürlerini ortaya koymak ve bununla ilgili iş akış planlarını oluşturmak; dışarıdan hizmet alımı sebebi ile ortaya çıkabilecek riskler ile hizmetlerin kesintiye uğraması ya da aksaması durumunda uygulanacak eylem planını ortaya koymaktır.
2. DAYANAK
Bu Plan, 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu (Kanun) uyarınca Sermaye Piyasası Kurulu (Kurul)’nun 02.07.2013 tarih ve 28695 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan III-55.1 sayılı “Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği” (Tebliğ) hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
3. TANIMLAR ve KISALTMALAR
Bu Plan’da geçen;
a) Borsa: Borsa İstanbul A.Ş.’ni,
b) Dışarıdan alınan hizmetler: Tebliğin 19 uncu maddesinde belirlenen esaslar çerçevesinde ve Kuruldan izin alınması şartıyla, Şirket’in faaliyetleri sırasında dışarıdan temin edeceği, fon hizmet birimi ve bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri,
c) Kanun: 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu,
d) Kurul: Sermaye Piyasası Kurulu,
e) MKK: Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş.’ni,
f) Müşteri: İmzalanacak portföy yönetimi ya da yatırım danışmanlığı sözleşmesi çerçevesinde hizmet alan kişi, kurum, yatırım ve emeklilik fonlarını,
g) Plan: Şirket’in acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, prosedürlerini ortaya koyan Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nı,
h) Şirket: Emaa Blue Portföy Yönetimi A.Ş.’ni,
i) Takasbank: İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş.’ni,
j) Tebliğ: III-55.1 sayılı Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği’ni,
k) TTK: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nu ve
l) TSPB: Türkiye Sermaye Piyasaları Birliği’ni
ifade etmektedir.
4. KAPSAM
Acil ve beklenmedik durumlar nedeniyle Şirket faaliyetlerinin veya dışarıdan hizmet alınan kuruluşların verdikleri hizmetlerin kesintiye uğraması karşısında Şirket personelinin yapacağı işlemlere ilişkin süreçleri içeren işbu Plan, Kurul’un anılan Tebliği’nin 17/2 ve 19/7 maddelerinde belirtilen asgari hususları kapsamaktadır. Bu bağlamda, Şirket’in olağan çalışmasını kesintiye uğratacak ve/veya hizmet sunmasını engelleyecek belli başlı acil ve beklenmedik durumlar, bunlarla sınırlı kalmamak üzere, aşağıda sayılmaktadır:
a) Deprem, yangın, sel, fırtına ve benzeri doğal afetler.
b) Savaş, terörist saldırılar, halk isyanı ve benzerleri.
c) Şirket veya Şirket’e dışarıdan hizmet sağlayan kuruluşların mahallinde ve/veya faaliyet gösterdiği binada meydana gelebilecek yangın, su baskını, patlama, vb. gibi beklenmedik durumlar.
d) Finansal piyasalarda meydana gelebilecek beklenmedik durumlar nedeniyle para ve sermaye piyasalarında işlemlerin durması, tahsilat ve ödeme sistemlerinin çalışmaması.
e) Hastalık, salgın, trafik kazası, iş bırakma nedeniyle Şirket personelinin önemli bölümünün veya Şirket’e dışarıdan hizmet sağlayan kuruluşların personelinin işe gelememesi.
f) Şirket’in veya Şirket’e dışarıdan hizmet sağlayan kuruluşların bilgi işlem ve iletişim sistemlerinin çalışamaz hale gelmesi, izinsiz ve zarar verme amaçlı yapılan elektronik saldırılar, girişler ve virüsler.
5. PLAN’IN UYGULAMASINDAN SORUMLU KİŞİLER
Plan’ın uygulanmasından sorumlu kişiler en az genel müdür yardımcısı düzeyinde bir Şirket personeli ve bu kişiye alternatif olarak belirlenecek bir başka Şirket personeli olmak üzere Şirket yönetim kurulu kararı ile belirlenir. Bu bağlamda, anılan kişilere ilişkin bilgiler Plan Eki 1’de sunulmaktadır.
Acil ve beklenmedik durum nedeniyle, bilgi işlem sistemlerinin devamlılığın sağlanamaması ve/veya meydana gelen hasarın giderilebilmesi için en az iki iş gününe ihtiyaç duyulması, çalışma ortamının fiziksel olarak elverişli olmaması halinde durum tespitinin yapılarak hangi tedbirlerin alınması gerektiği Plan’ın uygulanmasından sorumlu kişilerin öncelikli görevidir.
6. BİLDİRİM
Plan Şirket’in internet sayfasında yayınlanır ve ilgili kurum ve kuruluşlara bildirilir. Plan’ın uygulanmasından sorumlu kişilere ait unvan ile her türlü iletişim bilgileri, Kurul, Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş. (MKK), Borsa İstanbul A.Ş. (Borsa), İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş. (Takasbank) ve Kurulca belirlenen diğer kuruluşlara bildirilir.
Bunun yanında, Şirket’in hizmet verdiği kişilere, portföy yönetim sözleşmesinin imzalanması sırasında, acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı ve buna ilişkin iş akış prosedürleri hakkında bilgi verilir.
7. UYGULAMA ve İŞ AKIŞI
a) Mali Tablolar ve Mevcut Mevzuat Uyarınca Tutmakla Yükümlü Olunan Her Türlü Kayıt ile Kıymetli Evrakın Basılı Olarak ve/veya Elektronik Ortamda TTK’nın 82 nci Maddesi Uyarınca Saklanması
Şirket’in, finansal tablolar ve yürürlükteki mevzuat hükümleri uyarınca tutmakla yükümlü olduğu her türlü kayıt ile kıymetli evrak basılı olarak ve/veya elektronik ortamda Türk Ticaret Kanunu (TTK)’nun 82 nci maddesi uyarınca Şirket merkezinde saklanır. Ayrıca kayıtların elektronik ortamda yedekleri alınarak korunur. Kayıtların zarar görmesi ya da kayıtlara erişilememesi durumunda sistem üzerinden tekrar üretilebilmesi mümkündür.
Müşteri sözleşmeleri ve evraklar ile hizmet alınan firmalar ile imzalanmış olan sözleşmeler basılı olarak güvenli dolaplarda saklanmakla birlikte; aynı zamanda elektronik ortamda da saklanmaktadırlar.
Şirkete gelen ve giden evrak elektronik ortamda saklanmakta, ayrıca gelen giden evrak defterinde kayıt altına alınarak basılı şekilde de saklanmaktadır.
Önemli evraklar (yönetim kurulu karar defteri vb.) güvenli dolaplarda saklanmakta, ayrıca elektronik ortamda arşivlenmektedir.
TTK’nın 82/7 maddesi uyarınca, saklamakla yükümlü olunan defter ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa, zıyaın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün içinde yetkili ticaret mahkemesinde açılacak hasımsız bir dava ile söz konusu defter ve belgelere ilişkin “Zayi Belgesi” alınması gerekir.
b) Şirket Faaliyetinin Aralıksız Sürdürülebilmesine Yönelik Bilgi İşlem Sistemlerinin Devamlılığının Sağlanması, Yedeklerinin Alınması ve Söz Konusu Elektronik Kayıt Yedeklerinin Beş Yıl Süre ile Saklanması
Acil ve beklenmedik durum hallerinde Şirket’in faaliyetlerinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik olarak bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması amacıyla Şirket ve Şirket’in yönettiği yatırım fonlarının muhasebe verileri sistemli bir şekilde yedeklenmekte, ayrıca yedek olarak oluşturulan kopyalar farklı lokasyonlarda en az beş yıl süreyle saklanmaktadır. Ayrıca kurumsal firmaların sundukları bulut veri saklama sistemleri de kullanılmakta hem server verileri hem de kullanıcı bilgisayarlarındaki kritik dosyalar bulut üzerinden anlık senkronize edilmek suretiyle yedeklenmektedir.
Şirket’in internet erişimi fiber internet hattı üzerinden sağlanmaktadır.
Şirket personeli masa üstü ve/veya taşınabilir dizüstü bilgisayarlar kullanmakta olup, elektrik şebekesinde meydana gelecek kısa süreli kesintilerde batarya veya UPS üzerinden çalışmaya devam etme olanağı bulunmaktadır. Uzun süreli elektrik kesintilerinde gerekmesi halinde jeneratör sistemi devreye girmektedir ve tüm personel herhangi bir noktadan çalışmalarına devam edebilecek durumdadır.
Şirket içinde yangın dedektörleri ve bu dedektörlere bağlı alarm sistemi bulunmaktadır. Şirket’in faaliyet gösterdiği merkez adresindeki bina girişinde güvenlik işlemleri özel güvenlik personeli tarafından sağlanmaktadır. Bina girişinde kartlı geçiş sistemi kullanılmaktadır. Ayrıca, bina içinde bulunan güvenlik kameraları ile bina ve Şirket’e giriş-çıkışlar kayıt altında alınmaktadır.
c) Mali ve Bilgi İşlem Altyapısı Dahil Olmak Üzere Operasyonel Risk Değerlendirmesi
Yukarıda (b) maddesinde yapılan açıklamalar sonucunda bilgi işlem sistemlerinde meydana gelebilecek sorunlardan kaynaklanabilecek riskler asgari düzeye indirilmiş durumdadır. Bilgi sistemlerine ait yedekler aşağıdaki yerlerde tutulmaktadır:
Sunucu Barındırma Adresleri:
Birincil Sistemler Adresi
ККВ Anadolu Veri Merkezi: Malıköy Mevki Anadolu Organize Sanayi Bölgesi
13. Cd. No:31 Sincan / Ankara
İkincil Sistemler Adresi
Equinix IL2: Dudullu Organize Sanayi Bölgesi, 3. Cd. No:4, Ümraniye / İstanbul
Mali anlamda Şirket, yatırım fonları ve müşterilerin finansal varlıkları kolektif ve bireysel saklayıcı kuruluşlar ile nihai saklayıcı olan Takasbank nezdinde ve varsa diğer finansal kurumlar nezdinde saklanmaktadır. Böylece, mali risklerin asgariye indirilmesi sağlanmıştır.
Hastalık, izin ve iş bırakma gibi durumlara karşı Şirket personeli arasında yedek görevlendirme yapılmış durumdadır.
d) Hizmet Verilen Kişilerle Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin Sağlanması
Acil ve beklenmedik durum hallerinde, mevcut iletişim kanallarının işlerliği tespit edildikten sonra, hizmet verilen kişilerle açık olan iletişim kanallarından telefon ve e-posta yöntemiyle iletişim kurulacaktır. Bu kanallar kapalıysa mobil telefonlardan iletişim kurulacaktır. Hizmet verilen kişilere hangi sabit ve/veya mobil telefon numaralarını kullanarak Şirket’e ulaşabilecekleri konusunda bilgilendirme yapılır.
Ayrıca, müşteriler saklama kuruluşlarındaki hesaplarına her zaman erişebilir durumdadırlar.
e) Şirket ve Personeliyle Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin Sağlanması
Şirket personelinin iletişim bilgileri ile ikamet ettikleri adresler güncel olarak tutulur. Acil ve beklenmedik durum karşısında, alternatif iletişim kanalları kullanılarak personel ile irtibat kurulur. İletişim kanalı olarak açık olan mobil telefon cihazları ve/veya elektronik posta kullanılır. Ayrıca, gerektiğinde çalışanların evden çalışma modeline geçilmesi durumunda, Şirket’in personeliyle ve hizmet verdiği kişilerle iletişiminin sürekliliğinin sağlanması için gerekli donanım ve altyapı oluşturulur.
f) Alternatif Şirket Merkezi ve Merkez Dışı Örgütlerin Tespit Edilmesi
Esasen, Şirket herhangi bir üretim yapmadığı için spesifik özellikte bir iş alanına ihtiyaç duymamaktadır. Ancak, Şirket merkezinin acil ve beklenmedik durumlar sonucu kullanılamaz hale gelmesi durumunda alternatif şirket merkezi olarak aşağıdaki lokasyon belirlenmiştir:
Emaa Sigorta A.Ş.
Genel Müdürlük Binası
Altunizade Mahallesi, Mahiz İz Cd, Ofton Plaza, No: 13/2, D: 3
Üsküdar / İstanbul
Şirket’in henüz merkez dışı örgütü bulunmamaktadır. Ancak, merkez dışı örgütün oluşturulması halinde, işbu Plan’da gerekli görülen güncelleme ve revizyonlar yapılacaktır.
g) Acil ve Beklenmedik Durumun Karşı Tarafa Olası Etkileri Hakkında Değerlendirme
Şirket’in hizmet verdiği yatırım fonlarına ait varlıklar ile müşteri varlıkları, fonlar ve müşteriler adına yetkili saklama hizmetini yürüten kuruluşlarda açılan hesaplarda saklanmakta ve şirketimiz nezdinde de kaydi olarak takip edilmektedir. Bu nedenle, Şirketimizi etkileyen acil ve beklenmedik durumlar karşısında müşteri varlıklarının zarara uğraması riskinin bulunmadığı değerlendirilmektedir.
h) Kurulun Alınan Önlemler Hakkında Bilgilendirilmesi ile Rutin Zorunlu Bildirimlerin Nasıl Yapılacağı
İşbu Plan’ın uygulanmasından sorumlu kişiler, acil ve beklenmedik durum ve buna karşı alınan önlemleri ivedilikle Kurul’a bildirir. Plan’ın uygulanmasından sorumlu kişilerin yokluğu halinde, Şirket’in mevcut en üst düzey yöneticisinin talimatlarına uyulacaktır. SPK, TSPB, Borsa İstanbul, Takasbank ve diğer kuruluşlara yapılması rutin ve zorunlu bildirimler mevcut durum değerlendirmesi sonrası en uygun yöntem kullanılarak yazılı veya sözlü olarak aksamadan süresi içinde yapılacaktır. Bildirimler Şirket kayıtlarının yedeklerinin kullanılmasıyla gerçekleştirilecektir.
i) Şirketçe Faaliyete Devam Edilemeyeceği Yönünde Karar Verilmesi Durumunda Müşterilerin Hesaplarına Erişimi ve Söz Konusu Hesapların Başka Şirkete Devri
Yasal mevzuata uygun olarak müşteri varlıkları Şirketten bağımsız yetkili saklama kuruluşları nezdinde saklandığı için, şirketin faaliyetine devam edemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda, bu varlıkların kayba uğraması söz konusu olmayacaktır.
Şirket Yönetim Kurulu’nun, acil ve beklenmedik durum nedeniyle Şirket’in faaliyetine devam edemeyeceği yönünde karar vermesi ama Borsa, Takasbank, MKK ve bankaların faaliyetlerine devam ediyor olması durumunda, müşteriler, hissedarlar ve kurucusu olduğu yatırım fonlarının saklama hizmetini yürüten kuruluşlar bu durumdan bilgilendirilecek ve hizmet verilen söz konusu fonların devri müşteri talimatları doğrultusunda gerçekleştirilecektir.
Şirket’in başka portföy yönetim şirketleri tarafından kurulan yatırım fonlarını yönetmesi durumunda ise bu yatırım fonlarının kurucusu olan portföy yönetim şirketine durum bildirilecek ve hizmet verilen söz konusu yatırım fonlarının yönetim sözleşmelerinin iptali ve yönetim yetkilerinin devri gerçekleştirilecektir.
Portföy yönetimi hizmeti verilen müşteriler için ise müşterilerin uygun göreceği hesaplara ve kurumlara devri şirket tarafından gerçekleştirilecektir.
j) Dışarıdan Alınan Hizmetler
Şirket tarafından dışarıdan alınan hizmet, hizmet sağlayıcı kuruluşun, sağlanacak hizmeti istenilen kalitede gerçekleştirebilecek düzeyde teknik donanım, altyapı, mali güç, tecrübe, bilgi birikimi ve insan kaynağına sahip olup olmadığı, alınan hizmetlerin kesintiye uğraması veya aksaması durumunda uygulamaya konulacak bir eylem planının bulunup bulunmadığı tespit edilerek imzalanan sözleşme kapsamında yürütülür. Hizmet sağlayıcı kuruluş tarafından görevlendirilen ihtisas personelinin de Kurul’un anılan Tebliği’nde belirtilen şartları sağlayıp sağlamadığı kontrol edilir ve söz konusu ihtisas personelinin yetki, görev ve sorumluluklarını içeren görev tanımı ile iş akışına hizmet alımına ilişkin sözleşmenin ekinde yer verilir. Ayrıca, ilgili kişinin görev tanımı ile iş akışı kendisine imza karşılığında teslim edilir.
Dışarıdan alınan hizmetin kesintiye uğraması veya aksaması durumunda, hizmet alınan kurumdan, kesintinin süresi hakkında detaylı olarak açıklama yapması ve kendi acil durum planına göre aksiyon alması beklenir ve acil ve beklenmedik durum sorumlusu aracılığıyla ilgili prosedürler takip edilir.
8. PLAN’IN DEĞİŞTİRİLMESİ
Plan’da oluşturulan iş akış prosedürlerinin yeterlilikleri Plan’ın uygulanmasından sorumlu kişiler tarafından yıllık olarak Şirket’in faaliyetleri (yatırım fonlarının büyüklüğü, müşteri portföyü vb.) ile örgütlenme yapısındaki değişiklikler (şube açılması gibi) dikkate alınarak gözden geçirilir ve Plan’da gerekli görülen değişiklikler yapılır. Acil durumları etkileyebilecek veya yeni acil durumların ortaya çıkmasına neden olacak değişikliklerin meydana gelmesi halinde, bir yıllık süre beklenmeksizin Plan’da gerekli değişiklikler yapılarak uygulamaya konur. Plan’ın yenilenmesi aşamasında, Şirket personeli kendi sorumluluk alanlarıyla ilgili gerekli çalışmaları yaparak Plan’ın uygulanmasından sorumlu kişilere bildirir.
9. YÜRÜRLÜK
İşbu Plan, Şirket yönetim kurulu tarafından onaylandığı tarih itibarıyla yürürlüğe girer ve ancak, Şirket Yönetim Kurulu kararı ile değiştirilir.
EK – 1
Plan’ın Uygulanmasından Sorumlu Kişiler
• Sorumlu Kişi : Genel Müdür – Murat Kırcı
• Alternatif Sorumlu Kişi : Genel Müdür Yardımcısı- Yeşim Gezen
• Telefon Numarası : 0 530 9147107